Tedarikçiden Veri Toplama: Şablon ve Süreç

DPP projelerinde bütçenin ve takvimin en büyük kalemi yazılım değil, tedarikçiden veri toplamaktır. İlk turda tedarikçilerin yarısı yanıt vermez, gelen yanıtların bir kısmı eksiktir. İyi haber: yanıt oranı, süreç tasarımıyla ciddi biçimde yükseltilebilir.

Beş adımlı süreç

1. Öncelik sıralaması

Ürün ağacınızdaki her kalem eşit değildir. Şu üç filtreyi uygulayın: regülatif zorunluluk, sonuca etki (karbonun %80'i), ve tedarikçi kritikliği.

2. Talep şablonu

Tek sayfa, alan başına açıklama, örnek yanıt ve son tarih. Alanları mümkün olduğunca kodlu yapın; serbest metin hem yanlış hem çevrilemez. Bkz. DPP veri alanları.

3. Kanal seçimi

E-posta + hesap tablosu en yaygın başlangıçtır. Tedarikçi sayısı 50'yi geçtiğinde bir portal, takip ve hatırlatma yükünü ciddi biçimde azaltır. Bkz. Excel ile DPP'ye başlamak.

4. Takip

İlk hatırlatma 7 gün, ikincisi 14 gün. Yanıt vermeyen tedarikçiyi satın alma ekibine devredin — ticari ilişki, teknik yazışmadan güçlüdür.

5. Doğrulama

Gelen veriyi kabul etmeden önce: birim kontrolü, mantık kontrolü (oranlar toplamı %100 mü?), belge kontrolü (sertifika geçerli mi?). Bkz. DPP veri kalitesi yönetimi.

Yanıt oranını artıran taktikler

• Kısa tutun. Her ek alan yanıt oranını düşürür.
• Neden'i açıklayın. "AB pazarına erişimimiz buna bağlı" cümlesi işe yarar.
• Ne yapacağınızı söyleyin. Verinin kamuya mı açılacağı, kısıtlı mı kalacağı belirtilmeli. Bkz. ticari sırrı korumak.
• Kendi dilinde sorun. Yerel dilde form, yanıt oranını gözle görülür artırır.
• Ödüllendirin. Erken yanıt veren tedarikçiyi tercihli listeye alın.

Tipik talep şablonu

Tedarikçi veri gelmezse

1. İkincil veriyle geçici taban kurun ve alanı "tahmin" olarak işaretleyin.
2. Alternatif tedarikçi araştırın.
3. Sözleşme yenilemesinde veri maddesini şart koşun.

Asla kanıtsız bir değeri kesin veri gibi yayımlamayın.

Sık sorulan sorular